Å svare på en spørreundersøkelse handler om trygghet for at dataene du ber om blir behandlet på en seriøs møte. Fortell derfor hvem du er (bedrift, organisasjon, etat), på hvilken måte respondentene har blir trukket ut til å svare på undersøkelsen (fra kundedatabase, adresseliste e.l.) og hva resultatene skal brukes til (forbedre produktene, gjøre kundeservicen enda bedre osv.)

Mål på forhånd hvor lang tid det tar å svare på undersøkelsen, og oppgi denne tiden både i invitasjonen og i starten av undersøkelsen. Testpersonen bør være en typisk respondent som ser undersøkelsen for første gang. Dersom du oppgir for kort tid, risikerer du at respondenten går lei underveis og at han heller ikke svarer på din neste undersøkelse.

Ikke still spørsmål fordi de er "nice to have". Spør om akkurat det du lurer på, og ikke fall for fristelsen å inkludere flere spørsmål enn nødvendig. Dette vil gjøre undersøkelsen unødig lang, og du risikerer at respondenten går lei og sannsynligheten øker for at du mister han underveis.

Det er viktig å være bevisst på forskjellen på åpne spørsmål (fritekstsvar) og lukkede spørsmål (svaralternativer). Fordelen med åpne spørsmål er at de tillater respondenten å tenke friere, og det kan gi svar som du ikke har forutsett. Fordelen med lukkede spørsmål er at det går raskere å svare. Dessuten er det lettere for deg å samnenligne svarene etterpå.

Du må ikke anta noe om respondenten uten du kan være helt sikker på at antakelsen stemmer. For eksempel har de fleste TV, men likevel ikke alle. Pass derfor på å ikke stille spørsmål som antar at respondenten har TV. La det alltid være mulig for absolutt alle å svare korrekt på spørsmålene dine. Dekk alle scenarioer med alternativer. Hvis ikke risikerer du irriterte respondenter, frafall og lavere datakvalitet.

Understrek for respondenten hva han selv vinner på å svare på undersøkelsen. For eksempel kan du fortelle respondenten at hans svar vil hjelpe deg til å yte akkurat han bedre service. Det går også an å lokke med små premier eller lignende som blir trukket ut blant de som svarer. Unngå likevel for store premier, for dette kan gjøre representativiteten dårligere.

Dersom du gjennomfører en spørreundersøkelse i forbindelse med næringsvirksomhet, må du innhente samtykke fra respondentene på forhånd for å kunne sende han invitasjon per e-post. Du trenger likevel ikke slikt samtykke dersom respondenten allerede er i et kundeforhold med deg. Se Markedsføringsloven (spesielt §15) for detaljer.

Skriv korte setninger med korte ord. Unngå snirklete, omstendige og byråkratiske formuleringer. Sett deg i respondentens sted og still spørsmålene ut fra hans perspektiv. Ikke bruk begreper som kan være vanskelige å forstå og som kan feiltolkes.

Unngå spørsmål som indikerer et bestemt verdisyn. Vær også forsiktig med formuleringer i tilleggsopplysninger som er knyttet til spørsmålet. Dersom du presenterer argumenter for en sak for å opplyse respondenten, må du samtidig presentere balanserende motargumenter. Hvis ikke risikerer du at spørsmålsstillingen din leder respondenten i en bestemt retning.

Bruk nyhetsbrev eller lignende til å fortelle respondentene om dine funn i etterkant, og informer om eventuelle tiltak som har blitt iverksatt. Følelsen av å virkelig bli hørt styrker tilliten til deg, og øker både lojaliteten generelt og sannsynligheten for at respondenten svarer på undersøkelsen din neste gang.